Råd och tips omkring årsmöte i förening

• Bestäm datum, tid och plats för årsmötet i god tid enligt stadgarna och sprid till medlemmarna (t ex via e-post, hemsida, anslag i er lokal) = kungörelse (Save the date). Påminn samtidigt om sista dag för inlämnande av motion.
• Boka lokal och beställ mat/fika
• Stäm av med valberedningen kring vilka poster som ska väljas på årsmötet
• Informera medlemmarna tillsammans med valberedningen om vilka val som ska göras
• Gör en kallelse med föredragningslista och sprid till medlemmarna enligt stadgarna (t ex via e-post, hemsida, anslag i er lokal etc)
• Styrelse och valberedning bör diskutera vem som ska föreslås vara mötesordförande och mötessekreterare. Tänk på att stämma av i god tid så att föreslagna personer är tillgängliga.
• Lämna över den ekonomiska redovisningen och styrelseprotokoll till revisorerna
• Behandla inkomna motioner och formulera styrelsens svar/yttrande på dessa
• Förbered övriga handlingar som ska behandlas på årsmötet (Länk till Blå Box)
• Se över medlemsregistret så att det är uppdaterat. Upprätta underlag för röstlängd

• Kontrollera att tekniska hjälpmedel fungerar och gör gärna ett bildspel sả att deltagarna enkelt kan följa mötet, vilken punkt som behandlas osv
• Se till att det finns fika/mat och dryck till alla deltagare. Arsmötet ska vara trevligt och alla medlemmar ska känna sig välkomna
• Förbered tack (ev presenter/blommor) till de som lämnar sina uppdrag
• Ha medlemsregistret och underlaget för röstlängd tillgangligt.
  Närvaromarkera alla deltagare. Kom ihảg att kontrollera hur mánga röstberättigade medlemmar som kommit till mötet. Det är det som är röstlängden. Röstlängden kan behövas justeras under mötet om fler röstberättigade medlemmar ansluter
• Föreningens ordförande (eller utsedd ersättare) hälsar välkomna, öppnar mötet och haller i detta fram till punkten "Val av mötesordförande"
• På arsmötet fär man bara fatta beslut i ärenden som finns med pà av ärsmötet beslutad föredragningslistan
• Tänk på att alla ärende är förslag, årsmötet kan alltid besluta om ändringar i förslagen
  

• Mötessekreteraren tar fram ett utkast till mötesprotokoll och skickar det till mötesordföranden och valda protokolljusterare. När dessa personer godkä innehället som överensstämmande med det som beslutats pả mötet, tas et originalprotokoll fram för fysiska underskrifter eller digital signering
• Protokollet brukar innehålla bilagor som berör föredragningslista, röstlängd, och övriga handlingar som tagits fram för mötet
• Årsmötesprotokollet ska tillgängliggöras för medlemmarna, oftast genom publicering pả hemsidan och/eller anslag i klubbstugan eller liknande
• Meddela samarbetspartners (t ex förbund och kommun) om vem som är ny styrelse/ordförande/kassör. Ändra i Idrottsarenan (fram till mars 2026: IdrottOnline) och andra system så att rollerna är korrekta
• Konstituera styrelsen (t ex utse vice ordförande och övriga roller inom styrelsen som inte årsmötet valt) och utse firmatecknare. Det finns ytterligare ett antal punkter som bör ingå pả det konstituerande styrelsemötet, se mall nedan

Mall för konstituerande styrelsemöte docx, 79 kB.

• Säkerställ att föreningens stadgar medger att årsmötet fảr genomföras digitalt
• Förbered er på att mötet blir annorlunda
• Välj kommunikationssystem och röstverktyg utifrån er situation.
  Läs mer på Riksidrottsförbundets sida eller Kontakta föreningens idrottskonsulent på RF-SISU Skåne för råd
• För att underlätta be medlemmarna som avser att delta vid årsmötet anmäla sig med aktuell e-postadress sả att möteslänk kan skickas. Ha även beredskap för att medlemmar kan komma till mötet utan föranmälan
• Förbered användande av röstningsverktyg, t ex "Forms" i MS Teams, eller Mentimeter
• Träna i styrelsen på att genomföra ett digitalt möte
• Skicka ut handlingar i god tid innan mötet med tydliga anvisningar om hur man ansluter till det valda systemet samt om vikten av att ha mikrofonen avstängd då man inte talar, att undvika bakgrundsljud och att stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar
• Be alla att kolla tekniken i förväg och att hjälp den ovane
• Utse en person som medlemmarna kan kontakta för tekniska problem i samband med mötet
• Utse en person som håller reda på chatt med mera som stöd till mötesordförande
• Tänk pâ att ta korta pauser, det är jobbigt att sitta och koncentrera sig vid en skärm en längre tid
• Informera tydligt om hur medlemmarna ska gå till väga för att begära ordet, t ex via chatt
• Informera om hur omröstningar kommer att ske
• Håll ett lugnt tempo i förhandlingarna; var extra noga med att ställa kontrollfrågor om nagon har något att tillägga och så vidare.

Läs mer om Digitala årsmöten på Riksidrottsförbundets webbsida

Många människor upplever att det är jobbigt att prata/rösta i en stor grupp. Våga testa nya sätt för att göra alla medlemmar delaktiga i mötet, till exempel:

• Testa digitala röstningsverktyg
• Skapa bikupor/smågrupper där deltagarna kan diskutera frågor i mindre grupper
• Gå igenom bokslut och verksamhetsberättelse på ett lättsamt och lättförståeligt sätt
  
• Presentera gärna styrelsens förslag till verksamhetsplan och budget vid lämpligt tillfälle i god tid före årsmötet eller ge plats åt punkten under årsmötet och ge medlemmarna möjlighet att kommentera och ge förslag, t ex att frågor och förslag lämnas på post-it lappar, påverkanstorg eller liknande
• En del föreningar upplever att det är svårt att få medlemmarna att komma på årsmötet.För att få fler att vilja komma kan man tänka på att vara tydlig med att det ärmedle mmarna som är föreningen. Få alla medlemmar att förstå varför de ska komma och varför det är viktigt. Diskutera i styrelsen hur ni vill utveckla ert årsmöte.
• Om föreningen har många barn och unga som medlemmar - se till att deras föräldrar är medlemmar så de kan påverka föreningens verksamhet genom sitt eget medlemskap
• Se till att mötet får en trevlig inramning; en bra lokal, bjud på mat/fika, ha pauser om mötet blir långt
• Kombinera årsmötet med någon annan händelse; prisutdelning, föreläsning, social aktivitet, träning

Kontakta föreningens idrottskonsulent för fler tips och idéer.