Hem / Egna nyheter / Ställ om till digitalt årsmöte – så gjorde Skellefteå Golfklubb

Ställ om till digitalt årsmöte – så gjorde Skellefteå Golfklubb

När coronakrisen slog till i våras valde Skellefteå Golfklubb att ställa in sitt årsmöte, men i slutet av november ville de ställa om och hålla mötet digitalt. Louise Lindgren, idrottskonsulent på RF-SISU Västerbotten, berättar mer.

– Det var premiär för föreningen att hålla ett digitalt möte och de visste inte riktigt var de skulle börja, men hade hört från andra föreningar att vi kunde hjälpa till. Vi inledde med att prata om vilka olika plattformar som finns, och vilka möjligheter och begränsningar de har. Det mynnade ut i att de köpte en licens för att använda Zoom, något vi kunde bistå med då vi avsatt en del av vårt projektstöd för att just hjälpa föreningar med digital omställning. Nästa steg var att hålla en utbildning i hur verktyget fungerar, som hölls av Theodore Bassioukas från vårt kontor. Ett par andra föreningar passade också på att hänga med på utbildningen, där vi gick igenom grunderna i verktyget och vad som behövs för att hålla ett digitalt årsmöte.

Under själva mötet, som lockade ca 130 deltagare, använde föreningen RF-SISU:s Mentimeter-konto för att hantera frågor och omröstning. Lousie Lindgren fanns på plats för att sköta den delen, och föreningen hade också en egen tekniker på plats. Inför mötet hade alla deltagarna fått en instruktion hur inloggningen går till, så det flesta frågetecknen kunde deltagarna själva räta ut. Theodore Bassioukas fanns med via länk som teknisk support ifall deltagarna behövde ringa in tekniska frågor, och hjälpte också till att hålla ett vakande öga så att hela processen från att släppa in deltagarna från väntrummet, och att röstningen via Mentimeter fungerade som den skulle.
– Theo var som en trygg vägg att luta sig mot, och jag tror att det är viktigt att det flyter på bra för att skapa känslan av att det är enkelt och något som man gärna gör även i fortsättningen, säger Louise.

Hur gick själva mötet då?
– Det flöt på riktigt bra! Vi hade bra marginaler innan mötet för att alla skulle ha gott om tid att koppla upp sig och för att vi ska kunna säkerställa att alla som är med faktiskt är medlemmar. Trots att vi öppnade upp 40 minuter innan så drog vi ändå över starttiden med ett par minuter, så ett tips är att öppna i tid.

Har du några andra tips att ge till andra föreningar?
– Ta hjälp från RF-SISU, kontakta er idrottskonsulent. Och börja planera mötet i god tid, gärna en månad i förväg. Det är många pusselbitar som ska falla på plats beroende på hur många deltagare som förväntas vara med och hur komplexa frågor som ska avhandlas. Planera och strukturera mötet och hur frågor ska hanteras. Under det här mötet bevakade exempelvis sekreteraren chatten där frågor från deltagarna ställdes och skötte uppföljning och dokumentering.

Hur var reaktionerna efteråt?
– Föreningen var nöjd, och det var jag också. Jag kände att jag lärde mig själv mycket genom den här processen och är definitivt redo att gå in och hjälpa nästa förening som behöver hålla ett digitalt möte. Jag var lite nervös när jag gick in på mötet, men gick därifrån med ett leende på läpparna, avslutar Louise Lindgren.