Digitala årsmöten

Måste föreningar och förbund hålla årsmöte under 2020, under rådande coronakris? Ja, RF menar att föreningar och förbund med kalenderår som verksamhetsår om möjligt ska genomföra sitt årsmöte senast under det tredje kvartalet, men absolut senast den 31 december 2020.

Får ni arrangera ett digitalt årsmöte?

Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.

Om inte något annat anges i föreningens stadgar är det styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet. RF menar att det i detta mandat också finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet och att styrelsen har möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

I RF:s stadgemall för idrottsföreningar står det i 3 kap under 1§ att ”årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.” Om er förening följer RF:s stadgemall för idrottsföreningar är det alltså möjligt att genomföra ett digitalt årsmöte.

Tre olika former av årsmöte

Ett årsmöte måste vara demokratiskt godtagbart. Inom idrottsrörelsen innebär det att alla röstberättigade ska ges möjlighet att delta i årsmötet i realtid, ges möjlighet att yttra sig och lämna förslag samt ges möjlighet att på ett godtagbart sätt avge sin röst i beslutsfrågor. Detta innebär i sin tur att varje förening eller förbund i rådande läge har att välja mellan i princip tre former för genomförandet av årsmötet:

  1. Fysiskt traditionellt årsmöte
  2. Digitalt årsmöte
  3. Hybridårsmöte

Ett fysiskt traditionellt årsmöte bör kunna genomföras i små föreningar och i några mindre förbund där antalet deltagare inte överstiger 50 och detta även om alla röstberättigade deltar vid årsmötet. 

Ett digitalt årsmöte bör kunna genomföras i de flesta föreningar och förbund. RF rekommenderar att ett för digitala årsmöten lämpligt mötessystem används, att mötet leds av en kunnig mötesledning och att det finns en god arbetsordning för mötet.

Ett hybridårsmöte, där mötesledning och eventuellt vissa ombud närvarar fysiskt medan andra deltar digitalt, kan också genomföras och då utifrån samma villkor som gäller för de digitala årsmötena.


Verktyg för digitala möten

Microsoft Teams

RF-SISU Sörmland använder till vardags Microsoft Teams som digitalt mötesverktyg. Vill ni i din förening själva använda Microsoft Teams som digitalt mötesverktyg finns en gratisversion med Teams basfunktioner. Gratisversionen ger möjlighet till både små och större digitala möten och erbjuder funktioner som video, skärmdelning och textbaserade konversationer i form av chattmeddelanden och inlägg i olika flöden. Upp till 250 enheter kan delta samtidigt i mötet och det finns ingen begränsning för samtalets/mötets längd. I Teams kan föreningen också samarbeta kring filer i Microsofts onlineversion av Word, PowerPoint och Excel, och ha en gemensam fillagring. 

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

Zoom

Zoom är en videoplattform som används av bland annat många universitet för distansundervisning. Här kan deltagarna begära ordet och visa vad de tycker genom att digitalt räcka upp handen eller göra tummen upp. Det kan vara praktiskt när det ska röstas om beslut.

I gratisversionen av Zoom finns begränsningen att ett samtal med tre eller fler deltagare max kan pågå  i 40 minuter och max 100 enheter kan vara uppkopplade.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

 

Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Praktisk info till dig som delegat

 

Behöver du råd och stöd gällande digitalt årsmöte och röstningsförfarande?

Kontakta Carina Andersson, IT-samordnare hos RF-SISU Sörmland, så hjälper hon dig!

Kontakt

Carina Andersson

IT-samordnare

010-476 42 73

This is a mailto link