I år kommer ett stort antal årsmöten i föreningar och förbund att hållas digitalt. Genom dagens digitala verktyg och en ökad vana att använda dem finns det goda förutsättningar för att arrangera ett lyckat digitalt årsmöte. Här är några saker som är bra att tänka på inför ert digitala årsmöte:

• Först av allt behöver ni säkerställa att ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.
• Förbered er på att mötet blir annorlunda.
• Välj kommunikationssystem utifrån er situation, läs mer på vår hemsida.
• För att underlätta be medlemmarna som avser att medverka vid årsmötet anmäla sig med aktuell e-postadress så att möteslänk kan skickas. Ha även beredskap för att medlemmar kan komma till mötet utan föranmälan.
• Förbered användande av röstningsverktyg, t ex "Forms" i Microsoft Teams, eller Mentimeter.
• Träna i styrelsen på att genomföra ett digitalt möte.
• Skicka ut handlingar i god tid innan mötet med tydliga anvisningar om hur man ansluter till det valda systemet samt om vikten av att ha mikrofonen avstängd då man inte talar, att undvika bakgrundsljud och att stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar.
• Be alla att kolla tekniken i förväg – hjälp den ovane.
• Utse en person som medlemmarna kan kontakta för tekniska problem i samband med mötet.
• Utse en person som håller reda på chatt mm som stöd till mötesordförande.
• Tänk på att ta korta pauser, det är jobbigt att sitta och koncentrera sig vid en skärm en längre tid.
• Informera tydligt om hur medlemmarna ska gå till väga för att begära ordet, t ex via chatt eller digital handuppräckning.
• Informera om hur omröstningar kommer att ske.
• Håll ett lugnt tempo i förhandlingarna; var extra noga med att ställa kontrollfrågor om någon har något att tillägga osv.

Via länkarna nedan hittar du mer tips och råd kring digitala årsmöten: 

Mer om digitala årsmöten

checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Praktisk info till dig som delegat

Utbildningstillfällen om digitala årsmöten

I samarbete med RF-SISU Västmanland välkomnar vi dig till två utbildningstillfällen där vi ger dig kunskap om hur din förening kan genomföra ert årsmöte på rätt sätt utifrån era stadgar och vägledning i tekniska hjälpmedel. Utbildningen hålls av RF-SISU Västmanland och det är också till dem du gör din anmälan. Mer information och anmälan hittar du här:

Tisdag 16 februari kl. 18.00-20.00: Utbildning Digitala årsmöten

Onsdag 24 februari kl. 18.00-20.00: Utbildning Digitala årsmöten

Hjälp eller stöttning

Behöver din förening ha hjälp och stöd för att komma igång med digitala årsmöten? Kontakta din idrottskonsulent.