Skriva protokoll
Sidan uppdaterades: 2 juni 2023
Protokollet är ett samspel, främst mellan sekreteraren och ordföranden. Tveka aldrig att säga ifrån om ordföranden går för fort fram eller om något är otydligt. I slutet av varje punkt, inklusive delpunkter, bör ordföranden sammanfatta vad som har beslutats och efter samråd vara tydlig med vad som ska stå i protokollet.
För att spara tid vid kommande protokollsjustering, som sker vid nästa styrelsemöte, kan med fördel ett utkast till protokoll skickas ut till styrelseledamöterna i förväg.
Två bra grundregler:
Befolka protokollen
Det är alltför vanligt med formuleringar som rapporterades och beslutades; det blir både opersonligt och ger passivformer. Dessutom ger den omvända ordföljden ett byråkratiskt intryck. Rak ordföljd är oftast att föredra. Vi skriver i stället:
NN rapporterade att...
NN redogjorde för…
NN hävdade att…
Använd aktiva verb
Använd aktiva verb i stället för substantivformer. Det senare är utmärkande för byråkratspråk, som du ofta stöter på i myndighetstexter. ”Styrelsen har fattat beslut om att tillsätta en utredning om…”, eller ”Styrelsen har fattat beslut om att göra en kartläggning av…”. Bättre flyt så här:
”Styrelsen beslutade att utreda frågan om…”, ”…att kartlägga behovet av…”
Det blir också bra flyt med att-satser för besluten. Efter en kort inledande text om vad frågan handlar om går du direkt på besluten:
Styrelsen diskuterade förberedelser inför årsmötet.
Styrelsen beslutade:
att godkänna kostnaden…
att uppdra åt NN att köpa in…
att uppdra åt NN att kontakta…
Skriv beslutsprotokoll, där ett bra beslut svarar på frågorna vad, vem/vilka och i förekommande fall kostnad.
Sidan publicerades: 2 juni 2023