Ett attraktivt årsmöte

Det är viktigt att göra årsmötena attraktiva, så att många medlemmar kommer och säger sin mening. Ett förslag kan vara att i anslutning till årsmötet genomföra en enklare utbildning eller bjuda in en föreläsare i något ämne som är intressant för verksamheten och medlemmarna. Dekorerar gärna lokalen i föreningens färger och med klubbmärken. Illustrerar inledande tal med bilder, ett bildspel är också bra i väntan på att mötet öppnas.

”Åsiktstorg” är en bra metod för att före mötet ge möjligheter till ökad insikt i t ex motioner och förslag. Ett sådant ”torg” kan ha t ex stånd för utvalda frågor, bemannade med företrädare för och emot förslagen.

Bra ledord för ett attraktivt möte kan vara: högtidlighet, ordning och lustfylldhet.

Pedagogiskt årsmöte

Årsmötet fyller en viktig funktion för att upprätthålla demokratin i en förening. Därför är det även viktigt att medlemmarna förstår vad som händer under årsmötet och vad de olika delarna handlar om. Genom att använda er av olika pedagogiska verktyg som ger en tydligare förklaring av vad årsmötets olika delar handlar om kan ni göra årsmötet mer tillgängligt för era medlemmar.

Ni kan till exempel använda er av ett bildspel som visar föredragningslistan tillsammans med ett mötesledarmanus, där varje punkt förklaras på lite lättare svenska.

Förberedelser

Årsmöteshandlingar

Meddela i god tid före årsmötet när det ska äga rum samt när motionstiden går ut. Årsmötet styrs till stor del av föreningens stadgar. Där går att läsa om hur långt innan årsmötet medlemmarna ska bli kallade och meddelas tid och plats, vilka punkter som ska finnas med på föredragningslistan och när årsmöteshandlingarna ska finnas tillgängliga för medlemmarna. Årsmöteshandlingarna består av:

• Verksamhetsberättelse med styrelsens underskrifter
• Balans- och resultaträkning med underskrift
• Revisionsberättelse med revisorernas underskrifter
• Verksamhetsplan, ekonomisk plan och förslag till medlemsavgift
• Propositioner från styrelsen
• Motioner med styrelsens yttranden och förslag till beslut
• Valberedningens förslag till förtroendevalda

På föredragningslistan redovisas vilka frågor som kommer att tas upp på årsmötet och i vilken ordning de kommer att behandlas. Allt detta för att medlemmarna ska få en chans att förbereda sig inför årsmötet.

Motioner och propositioner

Alla medlemmarna och styrelsen kan lämna förslag till årsmötet. Medlemmarnas förslag kallas motion och styrelsens förslag kallas proposition. En motion kan handla om vad som helst som rör föreningen eller dess verksamhet. I stadgarna anges hur många veckor före årsmötet som styrelsen ska ha motionerna för att hinna sätta sig in i dem och lämna sitt yttrande och förslag till beslut. När årsmöteshandlingarna görs tillgängliga för medlemmarna före årsmötet, ska även styrelsens yttrande och förslag finnas med. Styrelsens propositioner presenteras för medlemmarna på samma sätt före årsmötet. Motioner och propositioner diskuteras på årsmötet som tar beslut i frågan.

Under årsmötet

Årsmötet öppnas av föreningens ordförande, eller vid förfall av vice ordföranden. Som första punkt härefter bör fastställande av röstlängd för mötet behandlas. Röstberättigade medlemmar prickas av mot medlemsmatrikeln vid ankomst till mötet, och den lista som tas fram blir styrelsens förslag till röstlängd för mötet.

I början av årsmötet väljs sedan mötesordförande, mötessekreterare, protokolljusterare och rösträknare. Att välja en mötesordförande som inte är föreningens ordförande är att föredra. Dels kan föreningens ordförande agera fritt utan att behöva tänka på att leda mötet, dels får man en neutral person vars uppgift är att se till att alla som vill får komma till tals och att alla förslag blir demokratiskt behandlade. En mötesordförande deltar normalt inte i debatten.

Mötessekreteraren ansvarar för att skriva protokollet. I ett årsmötesprotokoll (beslutsprotokoll) ska det finnas uppgifter om:

• datum, plats, antal närvarande samt antal röstberättigande
• de olika förslagen (yrkandena) och av vem de har ställts
• hur beslutet gick till, exempelvis om det var omröstning/votering (röstsiffrorna anges)
• själva beslutet och eventuellt om någon reserverade sig

Protokolljusterares uppgift är att granska och justera protokollet och se till att mötessekreteraren fått med allt väsentligt. Genom att skriva under protokollet intygas att innehållet stämmer överens med vad som skedde under mötet. Rösträknarnas uppgift är att räkna röster om det blir omröstning. Ibland utses samma personer till protokolljusterare och rösträknare.

Arbetsordning

För att göra årsmötet enklare att genomföra kan mötet komma överens om spelregler för mötet, en arbetsordning. Pdf, 99 kB.

Föredragningslista

I föreningens stadgar finns regler om vilka ärenden som ska behandlas på årsmötet. Stadgarnas punkter anger vad som ska/måste finnas med i föredragningslistan till årsmötet, men utgör i sig inte själva föredragningslistan. Det av styrelsen upprättade förslaget till föredragningslista (länk till mall Word, 15 kB.) för årsmötet bör innehålla en mer detaljerad beskrivning av vilka motioner och styrelseförslag som ska förekomma, samt även ange i vilken ordning de olika ärendepunkterna ska behandlas.

Föredragningslistan består av fyra block:

Formalia: Punkter som handlar om själva mötet, öppna och avsluta mötet, röstlängd, mötesfunktionärer och föredragningslista.

Föregående år: Punkter som handlar om vad föreningen har gjort, verksamhetsberättelse, årsbokslut och ansvarsfrihet för styrelsen.

Framtiden: Punkter som handlar om vad föreningen ska göra under nya året, verksamhetsplan, ekonomisk plan, medlemsavgift och motioner.

Val: Under dessa punkter väljs personer till olika roller i föreningen, ordförande, styrelseledamöter, revisorer och valberedning.

Ansvarsfrihet

Frågan om ansvar för föreningens företrädare gentemot föreningen ställs vanligtvis vid årsmötet. Under punkten ”fråga om ansvarsfrihet” kan medlemmarna ifrågasätta styrelsens sätt att sköta föreningen. Anser medlemmarna att hela styrelsen eller enskilda ledamöter har varit oaktsamma och därmed orsakat föreningen ekonomisk skada, kan mötet besluta att inte bevilja styrelsen eller de enskilda styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Om ansvarsfrihet inte beviljas har föreningen, genom den nyvalda styrelsen, möjlighet att inom ett år väcka skadeståndstalan vid tingsrätten mot ledamöterna. Att neka ansvarsfrihet ska således inte ses som en allmän missnöjesyttring.

Valberedning

Valberedningen är årsmötets (medlemmarnas) organ med enda uppgift att bereda och lämna förslag till mötets beslut i val och eventuella arvodesfrågor för styrelse och revisorer. Valberedningen bör även föreslå mötesledningen, dvs mötesordförande, mötessekreterare m.fl.

Nominering av personer att väljas till valberedningen sker normalt av annan än valberedningen, t ex av lekmannarevisor eller särskilt utsedda.

Digitalt årsmöte

När man ska genomföra ett digitalt årsmöte kan man i grunden utgå från hur ett fysiskt möte genomförs, men det kräver lite andra förberedelser. Kontrollera först att stadgarna tillåter ett digitalt årsmöte. Bestäm hur röstningen ska gå till och fundera igenom vilka olika funktioner/delegater som har en roll i ert årsmöte. Bland annat krävs det en som ansvarar för tekniken, en som ansvarar för röstlängden och som säkerställer att de röstberättigade är de enda som kan och får rösta. Ni behöver även en mötesordförande som känner sig trygg med tekniken.

Använd “tyst acklamation” i frågor där inga motförslag finns för att göra omröstningen enklare.

Efter årsmötet

Efter årsmötet renskriver mötessekreteraren protokollet som sedan justeras av mötesordförande samt av protokolljusterarna. Vad som ska stå i protokollet avgör mötesordföranden och mötessekreteraren. Om protokolljusterarna har avvikande uppfattning kan de endast kräva en protokollsanteckning om detta, som bifogas protokollet. Protokollet publiceras därefter på föreningens hemsida eller motsvarande.

Konstituerande möte

I stadgarna ska det framgå vilka styrelsefunktionärer som ska väljas av årsmötet. Det är vanligt att årsmötet väljer styrelsens ordförande och sedan ett antal övriga ledamöter. Styrelsen fördelar efter årsmötet de andra funktionerna (vice ordförande, sekreterare, kassör m fl) mellan de ledamöter som blivit valda. Detta görs på ett konstituerande möte. Det konstituerande mötet ska hållas så snart som möjligt efter årsmötet. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma, om detta inte gjorts av årsmötet. Vanligtvis är det kassör och ordförande som är firmatecknare.

Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan renskrivas och justeras. Om det konstituerande mötet hålls i samband med ett ordinarie styrelsemöte bör man göra ett protokollsutdrag där konstitueringen framgår. Detta lämnas sedan till dem som behöver denna information, t ex banken och plusgirot. I samband med konstitueringen ska det även framgå vem som har behörighet att göra t ex post- och bankärende om detta inte är firmatecknarna.