Verktyg för digitala möten

Det är viktigt att välja ett digitalt verktyg som är lätt för alla att få tillgång till och som är bekvämt för föreningen att använda sig av. Testa alltid programmets funktioner innan mötet och se till att ljud och bild fungerar. Det kan också vara bra att meddela deltagarna i god tid innan mötet ifall specifika programvaror måste laddas ner.

Tips på digitala verktyg

Microsoft Teams – en programvara/app för video/samtal med skärmdelning chattfunktioner och dokumentdelning

Zoom.us – en programvara/app för video/samtal med skärmdelning, chattfunktion och dokumentdelning. Används flitigt av högskolor för webinars.

Skype – en programvara/app för video/samtal med skärmdelning, chattfunktioner och dokumentdelning.

CISCO Webex – en programvara/app för video/samtal med skärmdelning, chattfunktioner och dokumentdelning

Messenger, WhatsAPP, Google Hangout/Meet – digitala plattformar där du exempelvis kan ringa och genomflra videosamtal på.

Här hittar du tips och instruktioner för de olika digitala plattformar.

Checklista för digitala möten

• Anslut dig till mötet 10–15 minuter innan avsatt tid
• Använd hörlurar med mikrofon för bättre ljud
• Testa gärna ljudet innan mötet börjar
• Använd gärna kameran på datorn/mobilen – det skapar en trevligare stämning
• Ha alltid en person som samordnar mötet så att ni kan behålla struktur och säkerställa att alla blir involverade
• Ska du inte prata – stäng av mikrofonen (mute) så slipper bakgrundsljudet störa mötet
• Glöm inte bort pauserna

Arrangemang inför publik på distans

När det inte går att genomföra ett fysiskt arrangemang med publik finns det andra sätt att göra det på istället för att behöva ställa in. Ett exempel är att göra en livesändning eller livestreama ett arrangemang eller en föreläsning – då kan publiken delta på distans. Det kräver såklart lite mer planering men är ett bra verktyg att ha koll på och det enda som behövs är en mobiltelefon med kamera.

Exempel på digitala platser där det går att livesända från:

• Facebooksida
• Facebookevent
• Instagram Stories
• Youtube (om du har minst 1000 prenumeranter)

Checklista när du ska livesända arrangemang:

• Använd wifi med bra uppkoppling
• Använd funktionen ”stör ej” eller flygplansläge så att ingen kan ringa eller smsa dig
• Använd en laddare under tiden – annars kan batteriet ladda ur
• Använd gärna ett stativ eller ställ mobilen på ett högt bord där den kan stå stilla, det kan bli jobbigt att hålla i mobilen om det är ett långt arrangemang
• Ställ mobilen strategiskt så att ingen råkar gå framför
• Tänk på att mobilkameran ska vara korrekt roterad innan du slår på livestreaming, ett tips är att rotera kameran horisontellt, och att stänga av eventuellt rotationslås
• Se till att volymen är hög, använd gärna en extern mikrofon om du har det
• Sätt igång livesändningen när arrangemanget börjar, inte före
• Se till att eventuella deltagare som är på plats vet om att ni filmar och är informerade om att ej gå framför och skymma sikten
• När arrangemanget är slut: glöm inte att slutföra och publicera så man kan se det i efterhand