Digitala årsmöten
Sidan uppdaterades: 20 mars 2023
Årsmötet är idrottsföreningens viktigaste möte, men ibland kan det vara svårt att genomföra årsmötet fysiskt. RF och SISU Idrottsutbildarna har därför tagit fram vägledning för de föreningar som vill och har möjlighet att genomföra årsmötet digitalt.
Fördelar med digitalt årsmöte
En given fördel är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet. Det kan till exempel vara av geografiska eller ekonomiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.
Utmaningar med digitalt årsmöte
Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.
Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.
Första frågan att ställa sig
Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.
Om det i era stadgar står att det är styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet menar RF att det i detta mandat inte finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet till en annan form än ett fysiskt möte. Styrelsen har inte utan att stadgarna först ändras möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.
Om föreningen vill ändra stadgarna så att föreningen i framtiden har möjlighet att genomföra årsmötet digitalt kan punkten som heter Tidpunkt och kallelse genom beslut vid årsmöte ändras till:
"Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av XXX månad på tid som styrelsen bestämmer. Styrelsen beslutar om årsmötet ska hållas på en fysisk plats eller genom elektronisk uppkoppling mellan deltagarna."
RF avråder från hybridårsmöten där vissa deltar fysiskt på en plats medan andra deltar digitalt. Inget hindrar dock att flera deltagare i ett digitalt årsmöte samlas på samma plats, så länge varje deltagare enskilt kopplar upp sig till det digitala mötet.
Mer information
Sidan publicerades: 5 december 2022
