Hem / Bidrag och stöd / Digitala årsmöten

Digitala årsmöten

Med anledning av coronakrisen finns just nu ett stort behov för föreningar och specialidrottsdistriktsförbund att arrangera årsmöten digitalt. Här hittar du tips och råd om vad din förening eller ditt förbund behöver tänka på inför ert digitala årsmöte. 

För ett digitalt årsmöte gäller samma stadgar som för ett vanligt årsmöte. Det enda som skiljer är att mötesordföranden behöver ge mötesdeltagarna mer tid att delge sina åsikter vid respektive beslutspunkt.

Här hittar du en förteckning över plattformar för digitala möten

Checklista för digitalt årsmöte

Innan mötet

  • Välj digitalt system för mötet.
  • Uppskatta antal deltagare. Det kan finnas begränsningar i olika videosystem. 
  • Om det står fysiskt möte i stadgarna, informera revisor om eventuell förändring. 
  • Fundera över vilken karaktär av möte - propositioner och diskussion eller beslut. 
  • Hur upprättar vi röstlängd/närvarolista för mötet? Använd chatten. Fråga vilka som är på plats. Registrera vilka som är inloggade. Som vanligt ska detta jämföras mot vad det står i stadgarna om att vara röstberättigad på ett årsmöte. 
  • Hur fördela ordet mellan deltagarna? Skapa en talarlista, anmälan sker via t ex chatten. 
  • Dela en länk till samtliga dokument redan innan mötet, t ex samlat på föreningens hemsida. 
  • Förbered dagordningen enligt föreningens stadgar. 
  • Skicka ut den digitala inbjudan med instruktioner.
  • Hur/vart lämnar medlemmarna in sina eventuella yrkanden. 

Under mötet

  • Deltagarna ansluter sig till mötet 30 minuter innan avsatt tid. Sätt starttiden till 15 minuter innan ni egentligen har tänkt att börja mötet, så blir det färre som ansluter i sista sekunden.
  • Deltagaren rekommenderas att använda hörlurar med mikrofon för bättre ljud. 
  • Gå igenom förhållningsätt under mötet, såsom att stänga av mikrofon när du inte själv pratar och om kameran ska vara på eller av. 
  • Skapa lika förutsättningar för alla genom extra tydlig struktur och schyssta spelregler för samtalet.
  • Utse en person som ansvarig för att bevaka chattfunktionen
  • För normal röstning rekommenderas handuppräckningsfunktionen alternativt att skriva i chatten.
  • För sluten omröstning rekommenderas www.menti.com, där deltagarna kan rösta ja eller nej för ett förslag alternativt personvalsrösta.

Plattformar för digitala möten

Microsoft Teams 

RF-SISU Uppland använder till vardags Microsoft Teams som digitalt mötesverktyg. Ett möte via Teams är ett enklet alternativ till ett fysiskt möte med din idrottskonsulent. När du bokat in en tid för möte får du en länk till Teams-mötet via ett mail från din idrottskonsulent och ansluter till mötet genom din webbläsare (Obs! Fungerar endast i Google Chrome och Microsoft Edge). Om du har tillgång till Office365 kan du ansluta till Teamsmötet via din kalender eller Teams-applikationen.

Vill ni i din förening själva använda Microsoft Teams som digitalt mötesverktyg finns en gratisversion med Teams basfunktioner. Gratisversionen ger möjlighet till både små och större digitala möten och erbjuder funktioner som video, skärmdelning och textbaserade konversationer i form av chattmeddelanden och inlägg i olika flöden. Upp till 250 enheter kan delta samtidigt i mötet och det finns ingen begränsning för samtalets/mötets längd. I Teams kan föreningen också samarbeta kring filer i Microsofts onlineversion av Word, PowerPoint och Excel, och ha en gemensam fillagring. 

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

Zoom

Zoom är en videoplattform som bland annat används av många högskolor och universitet för distansundervisning. Här kan deltagarna begära ordet och visa vad de tycker genom att digitalt räcka upp handen eller göra tummen upp. Det kan vara praktiskt när det ska röstas om beslut på till exempel ett styrelsemöte. En annan användbar funktion i Zoom är att det under videomötet går att skapa digitala “bikupor”, det vill säga dela in deltagarna i mindre grupper som kan föra en egen diskussion och sedan återgå till det stora mötet, för att exempelvis ta ett beslut.

I gratisversionen av Zoom finns begränsningen att ett samtal med tre eller fler deltagare max kan pågå  i 40 minuter och max 100 enheter kan vara uppkopplade.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

Messenger, WhatsApp, Google Hangout/Meet

Om din föreningsstyrelse, arbetsgrupp, ledarteam eller liknande konstellation redan kommunicerar på en plattform, tipsar vi er att kolla upp om det finns möjlighet till digitalt möte i det verktyg som ni redan använder. Det går till exempel att ringa videosamtal med Messenger, WhatsApp och Google Hangout.

Hjälp att komma igång

Behöver din förening hjälp och stöd för att komma igång med digitala möten, kontakta din idrottskonsulent