Hem / Bidrag och stöd / Föreningens ABC / Föreningsstyrelsen

Föreningsstyrelsen

När årsmöte inte är samlat är det föreningsstyrelsen som ansvarar för verksamheten och fattar de beslut detta kräver. Arbetet utgår från föreningens verksamhetsidé och verksamhetsplan. Styrelsen har särskilt i uppgift att:
  • Se till att gällande lagar och bindande regler följs
  • Verkställa de beslut som fattats av årsmötet
  • Planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
  • Ansvara för och förvalta föreningens medel
  • Lämna räkenskaper mm till revisorerna
  • Förbereda årsmöte

Arbetsordning

För att skapa goda förutsättningar för sitt arbete bör styrelsen gemensamt komma överens om en arbetsordning. Här följer några punkter som kan vara till stöd för en arbetsordning:
  • Tidpunkt för styrelsemöten bestäms halvårsvis och styrs av styrelsens årshjul och verksamhetsplan
  • Vid konstituerande möte tas beslut om firmateckning, attestordning och rutiner för justering av mötesprotokoll
  • Styrelsemöten styrs av styrelsens årshjul och verksamhetsplan och kan ha följande fasta punkter: Ekonomisk rapport, Verksamhetsrapporter och Utbildningsfrågor.
  • Alla större frågor som kräver ett beslut i styrelsen bör presenteras med ett underlag som kort beskriver bakgrund, fakta, konsekvenser av ett beslut eller avsaknaden av beslut samt förslag till beslut i kortfattade att-satser
  • Vid viktiga händelser och beslut informeras berörda ledare, funktionärer och medlemmar via mejl och på hemsidan.
  • Kommunen informeras vid behov
  • Bestäm och informera medlemmarna om vilken huvudkanal som används för att sprida information (ex hemsida, facebooksida)

Ansvar

När en person blir vald till styrelseledamot av medlemmarna på föreningens årsmöte följer ett ansvar. En styrelseledamot har genom valet fått övriga medlemmars förtroende att sköta föreningens förvaltning. Varje enskild styrelseledamot förväntas att utföra sitt uppdrag på ett korrekt, lojalt och omsorgsfullt sätt. Skulle styrelseledamot inte leva upp till detta finns risk för att han eller hon kan bli personligen ansvarig för den skada som detta orsakat föreningen.
För ideella föreningar, liksom för andra samverkansformer som är en juridisk person, gäller dock som huvudregel att det är den juridiska personen som med sina tillgångar svarar för föreningens åtaganden.
Styrelsen och medlemmarna går fria från ansvar så länge som verksamheten har skötts på ett korrekt och riktigt sätt. I själva verket kan man säga att medlemmarna i princip alltid går fria från ansvar. Styrelsen och eventuella andra föreningsföreträdare kan dock under vissa förutsättningar ställas till ansvar bland annat på grund av att det är dessa personer som anförtrotts uppdraget att sköta föreningens angelägenheter.
Ansvaret kan förenklat indelas i tre områden; skadeståndsansvar, straffrättsligt ansvar respektive personligt betalningsansvar.

Att vara ordförande

Ordföranden är föreningens officiella representant. Ordföranden leder styrelsens sammanträden och arbete samt övervakar att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs.
Mer specifikt ligger oftast följande uppgifter på ordföranden:
  • Leda styrelsens arbete
  • Stimulera insatser
  • Vara lyhörd för uppkomna situationer, till exempel konflikter och där medla
  • Tillsammans med sekreteraren förbereda styrelsemöten, bland annat genom att i förväg skicka ut handlingar som beslutsunderlag, utlåtanden med mera.
Vid styrelsemöten gäller särskilt att:
  • Skapa en god mötesanda
  • Stimulera alla att komma till tals, dämpa den som ständigt yttrar sig och stimulera övriga
  • Efter föredragning av ärende föra talarlista.
  • Efter varje punkt sammanfatta diskussionen, redogöra för olika förslag till beslut och med ett ”klubbslag” fastställa beslutet. Vid behov be sekreteraren upprepa beslutet. Sammanfatta är ledordet.

Att vara kassör

Föreningens styrelse är gemensamt ansvarig för ekonomin, men vanligtvis utses en ledamot inom styrelsen för att vara kassör.
Det praktiska arbetet med en idrottsförenings ekonomi handlar främst om att ansvara för klubbens ekonomiska förvaltning. Detta gäller även de intäkter som normalt inte är skattepliktiga, till exempel medlemsavgifter, entrébiljetter och lotterier.
Beroende på föreningens storlek så kan vissa löpande arbetsuppgifter skötas av tjänstemän på till exempel föreningens kansli, men kassören har ständig koll på i föreningens ekonomiska ställning.
En kassörs huvudsakliga uppgift:
  • Ansvara för föreningens ekonomi och granska den ekonomiska förvaltningen enligt de beslut som styrelsen tar, samt ta fram underlag till revisor och till revison under verksamhetsåret
  • Bokföra varje kostnad och varje intäkt oavsett storlek
  • Fortlöpande följa upp ekonomin i underliggande föreningsorgan, till exempel sektioner, kommittéer, arbetsgrupper
  • Vid räkenskapsårets slut upprätta en resultaträkning, en balansräkning och göra bokslut
  • Regelbundet rapportera till styrelsen om föreningens ekonomiska ställning.
  • Sammanställa ett förslag till budget. Vara föredragande och kunna förklara budgetsiffror om frågor kring budget ställs
  • Se till att föreningen följer lagarna vad gäller inkomstuppgifter, arbetsgivaravgifter, skatter och deklarationer
  • När budgeten läggs ska kassören utifrån sina kunskaper inte se för optimistiskt på intäktssidan och samtidigt ta för lätt på utgiftssidan. Sådana felbedömningar leder till en ekonomi i obalans
  • Agera i tid om föreningen riskerar att komma på obestånd

Att vara sekreterare

Sekreteraren är tillsammans med ordföranden och kassören styrelsen inre kärna. Som sekreterare är du främst ansvarig för att styrelsens administrativa processer fungerar. De vanligaste uppgifterna som hör till sekreteraren är:
  • Skriva förslag till föredragningslista för styrelsemöten i samråd med ordföranden
  • Skriva protokoll och kommunicera valda delar av styrelsens beslut till berörda (medlemmar, ledare, föräldrar m fl enligt styrelsens beslut)
  • Skriva utkast till verksamhetsberättelse
  • Skriva utkast till verksamhetsplan i samråd med ordföranden och berörda styrelseledamöter
  • Uppdatera styrelsens årshjul med de i förväg kända händelser och åtgärder som kräver styrelsens bevakning och beslut
  • Föra en beslutslogg och bevaka att styrelsens beslut verkställs
  • Ansvara för arkivering av föreningens originalhandlingar
  • Ansvara för att föreningens stadgar är aktuella och finns på föreningens hemsida
  • Skapa skriftliga rutiner för återkommande uppgifter; det kan handla om skötseln av en servering, uppvaktningar, planering av en årlig tävling, sommarläger, fest med mera. Andra personer ansvarar för genomförande, men det är ofta bra att sekreteraren håller rutinerna lätt tillgängliga på föreningens hemsida och ser till att de som ansvarar för rutinerna också ständigt uppdaterar dem.
Beroende på föreningens omfattning ligger det ibland också på sekreteraren att svara för föreningens kommunikation med såväl interna som externa intressenter. I större föreningar är detta ofta en omfattande uppgift som därför kräver en särskild person för enbart detta.

Att skriva protokoll

Protokollet är ett samspel, främst mellan sekreteraren och ordföranden. Tveka aldrig att säga ifrån om ordföranden går för fort fram eller om något är otydligt. I slutet av varje punkt, inklusive delpunkter, bör ordföranden sammanfatta vad som har beslutats och efter samråd vara tydlig med vad som ska stå i protokollet.
För att spara tid vid kommande protokollsjustering, som sker vid nästa styrelsemöte, kan med fördel ett utkast till protokoll skickas ut till styrelseledamöterna i förväg.
Två bra grundregler:
Befolka protokollen
Det är alltför vanligt med formuleringar som rapporterades och beslutades; det blir både opersonligt och ger passivformer. Dessutom ger den omvända ordföljden ett byråkratiskt intryck. Rak ordföljd är oftast att föredra. Vi skriver i stället:
NN rapporterade att...
NN redogjorde för…
NN hävdade att…
Använd aktiva verb
Använd aktiva verb i stället för substantivformer. Det senare är utmärkande för byråkratspråk, som du ofta stöter på i myndighetstexter. ”Styrelsen har fattat beslut om att tillsätta en utredning om…”, eller ”Styrelsen har fattat beslut om att göra en kartläggning av…”. Bättre flyt så här:
”Styrelsen beslutade att utreda frågan om…”, ”…att kartlägga behovet av…”
Det blir också bra flyt med att-satser för besluten. Efter en kort inledande text om vad frågan handlar om går du direkt på besluten:
Styrelsen diskuterade förberedelser inför årsmötet.
Styrelsen beslutade:
att godkänna kostnaden…
att uppdra åt NN att köpa in…
att uppdra åt NN att kontakta…
Skriv beslutsprotokoll, där ett bra beslut svarar på frågorna vad, vem/vilka och i förekommande fall kostnad.

Arkivering

Det är viktigt att värna om och bevara föreningens historia. Arkivvård (även föremålshantering) är en del i detta. Varje förening bör ha ett ordnat arkiv, och gärna även en utsedd arkivansvarig. Arkivet består dels av handlingar som upprättats hos föreningen, dels handlingar som inkommit till föreningen. Arkivering sker även för att det är praktiskt, ekonomiskt och av juridiska skäl. Man ska bevara det material som är unikt för föreningen, t ex:
  • Protokoll, årsmöteshandlingar (verksamhetsberättelse mm)
  • Utgående handlingar (sådant som man skickat ut)
  • Register och liggare
  • Inkomna handlingar (brev som skickats in)
  • Ämnesordnade handlingar (kursverksamhet eller konferenser)
  • Räkenskaper (huvud- och kassaböcker eller bokslutshandlingar)
  • Statistik (t ex mötesstatistik)
  • Kartor och ritningar
  • Fotografier
  • Tryck (t ex egenproducerad affisch)
  • Ljudupptagningar (från möten, arrangemang eller intervjuer)
  • Föremål (fanor, märken eller knappar)
Det som kan kastas är sådant som är av ringa betydelse för föreningen eller som inte behöver sparas av juridiska skäl. När man arkiverar kan det vara bra att ha ett system som följer det allmänna arkivschemat. När det börjar bli fullt med handlingar i föreningslokalen kan kontakt tas med kommunarkivet i den kommun föreningen finns. De kan ofta också hjälpa till med råd och utbildning.