Lärgruppsplan - digitalt årsmöte

Detta samtalsunderlag/checklista är tänkt att vara ett stöd för att ni tillsammans ska kunna förbereda och genomföra ert digitala årsmöte.

Inför årsmötet

  • Kolla att era stadgar tillåter att ni genomför ett digitalt årsmöte. Normalstadgar ger styrelsen rätt att besluta.
  • Etablera en lärgrupp inför årsmötet med några centrala och tilltänkta roller i det digitala årsmötet som går igenom stegen nedan och planerar mötet. Exempelvis:
    • Mötesordförande
    • Sekreterare
    • Mötesadministratör
    • Rösträknare
  • Att genomföra ett digitalt årsmöte kan uppskattas mycket då det sparar tid, minskar på resande och det går att delta från sitt hem. Men det kan också skapa stress för den som är obekväm med eller ovan vid digitala möten. Fundera på hur just ni vill att mötet ska upplevas innan, under och efter att det genomförts.
  • Som stöd i förberedelserna kan ni ta del av inspelningen "Att arrangera ett digitalt årsmöte" (75 min) med tillhörande bildspel.

checkbox.png Vi vet nu att vi får genomföra ett digitalt årsmöte och har identifierat olika och centrala roller.

Digitalt verktyg

  • Välj kommunikationssystem utifrån er situation, läs mer på RF:s hemsida. Använd helst lämpligt system som ni (genom mötesadministratören) redan har tillgång till och kunskap i.
  • Vid val av Teams, så erbjuder Office särskilda paket till ideella föreningar, läs mer här
    • Teams är det verktyg som RF-SISU-distrikten använder och kan ge råd om.

checkbox.png Vi har nu valt ett digitalt verktyg för årsmötet och har kompetens för att hantera det.

Kallelse och anmälan

  • Skapa en kallelse för årsmötet enligt stadgarna
  • Ta in anmälningar för årsmötet, t ex. via ett formulär eller via mail.
  • I anmälan kan det vara bra att ta in både mailadress och telefonnummer ifall ni snabbt behöver nå anmälda deltagare.
  • Ha även beredskap för att medlemmar trots detta kan komma till mötet utan föranmälan.

checkbox.pngVi känner oss nu bekväma med hur vi kan ta in anmälningar till årsmötet.

Möteshandlingar och möteslänk

  • Förtydliga var information om möteshandlingar finns tillgängligt. Ha gärna all information om mötet samlat på en hemsida som ni länkar till, undvik att skicka ut dokument via mail.
  • Boka/skapa digitala videomöten för både testmöte (när deltagare kan testa tekniken) och ordinarie årsmöte.

checkbox.png Vi känner oss nu bekväma med att mötesdeltagarna har tillgång till möteshandlingarna och möteslänken.

Röstning

  • Bestäm hur ni ska rösta i mötet. I de allra flesta fall är det lämpligt att använda omvänd acklamation, alltså att mötesordföranden frågar om någon är emot istället för att alla ska svara ja. Om det är tyst i 30 sekunder kan mötesordföranden klubba igenom beslutet.
  • Om det krävs att röster räknas under mötet finns olika sätt att genomföra det. I Teams finns funktionen Forms att använda sig av. Det går också att använda handuppräckningsfunktionen på ett liknande sätt. Ett ytterligare alternativ är att helt enkelt fråga varje enskild röstberättigad medlem personligen.
    • Forms kan användas även om sluten votering begärs (gäller endast personval). Då beläggs rösträknare och mötesadministratör med tystnadsplikt.

checkbox.png Vi har nu bestämt hur omröstning ska ske och är bekväma med hur omröstningar genomförs under mötet.

Bekräftelsemail

  • Direkt efter sista anmälningsdag skickas bekräftelsemail med länk och information om hur mötet går till.
  • Informera i bekräftelsemailet om föreningens förväntningar på hur medlemmen ska förbereda sig inför mötet. Här behöver det framgå för medlemmen vem den ska höra av sig till innan mötet genomförs om den har frågor om mötets innehåll, behöver teknisk support, andra tips till deltagarna etc.
  • Be deltagaren att ansluta till mötet med sitt fullständiga namn för att lättare kunna stämma av mot röstlängden.
  • Om föreningen använder mötesordning, bör denna anpassas efter digitalt möte och sändas ut med informationen tillsammans med teknisk lathund.

checkbox.png Vi känner oss nu bekväma med hur ett bekräftelsemail med infomation om det digitala årsmötet kan utformas.

Testmöte

  • Arrangera ett testmöte så att årsmötesdeltagare har möjlighet att koppla upp sig och testa att tekniken fungerar. Det kan räcka med några minuter. Kräv att alla kollar tekniken i förväg – undvik teknisk support på mötet då det stör rytmen.
    • Ser och hör deltagaren, kan deltagaren prata med oss?
    • Deltagaren skriver sitt namn i chatten så vi vet att hen kan sätta upp sig på talarlista.
    • Testa av att personen vet hur man röstar med det omröstningsverktyg ni valt.

checkbox.png Vi känner oss nu bekväma med hur vi arrangerar testmötet.

Årsmötet

Incheckning

  • En rekommendation är att låta medlemmarna gå in i årsmötet 30-60 minuter innan det formellt börjar för teknisk incheckning för att:
    • säkerställa att alla medlemmar faktiskt kommer in i mötet
    • ni ska ha möjlighet att stämma av mot anmälningslista och röstlängd.
  • Avprickning kan till exempel ske genom att deltagaren slår på sin kamera vid incheckning eller skriver sitt namn i chatten.

checkbox.png Vi vet nu vad vi ska göra under den tekniska incheckningen före årsmötet.

 Mötesordning

  • Under mötet är det bra att ha en mötesordning, alltså regler för hur mötesdeltagarna ska agera. Dessa skickades också med i bekräftelsemailet. I inledningen av mötet går ansvarig igenom mötesordningen. Bra saker att förmedla då är:
    • Mikrofonerna avstängda tills man får ordet.
    • Man begär ordet genom att skriva sitt namn i chatten.
    • Omvänd acklamation. ”Vi beslutar att… någon däremot?” Om tyst i 30 sekunder slås klubban i bordet. Om någon är emot slår man antingen på sin mikrofon och avbryter eller skriver i chatten.
    • Vid eventuell omröstning instrueras deltagarna. De har även tidigare testat vid testtillfället.

checkbox.png Vi vet hur mötesordningen skulle kunna se ut.

 Dagordning

  • Inne i mötet är det bra att ha ett bildspel (ex Powerpoint) där deltagarna kan följa dagordningen. För att de ska se bildspelet behöver ni dela det.
  • Här hittar du förslag på hur ett bildspel kan se ut (användes under vår workshop "Att administrera ett digitalt årsmöte i Teams")

checkbox.png Vi vet hur man delar ett bildspel och känner oss bekväma med det.

Oväntade problem 

  • Precis som att oväntade köer i trafiken, dubbelbokningar av lokaler, strömavbrott eller en pandemi plötsligt kan sätta käppar i hjulet för ett fysiskt årsmöte, kan också ett digitalt årsmöte plötsligt få problem med att genomföras som tänkt. Ha en plan för hur ni hanterar tekniskt strul, t ex. om ett strömavbrott sker eller en router plötsligt går sönder och videomötet inte fungerar: ringer ni upp alla? Ajourneras mötet?

checkbox.png Vi har nu en plan för om det som inte får hända ändå händer.

 

Leveransadress:
Östgötagatan 98 D
116 64  Stockholm
för företagspaket och transporter till Idrottens Hus