Hem / Egna nyheter / Att arrangera ett digitalt årsmöte

Att arrangera ett digitalt årsmöte

Det finns just nu ett stort behov för föreningar och specialidrottsdistriktsförbund att arrangera årsmöten digitalt. Vi har samlat tips och råd om vad din förening eller ditt förbund behöver tänka på, och bjuder även in till utbildning 1 februari.

I år kommer ett stort antal årsmöten i föreningar och förbund att hållas digitalt. Genom dagens digitala verktyg och en ökad vana av att använda dem finns det goda förutsättningar för att arrangera ett lyckat digitalt årsmöte. Här är några saker som är bra att tänka på inför ert digitala årsmöte:

  • Först av allt behöver ni säkerställa att ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.
  • Förbered er på att mötet blir annorlunda.
  • Välj kommunikationssystem utifrån er situation, läs mer på RF:s hemsida
  • För att underlätta be medlemmarna som avser att medverka vid årsmötet anmäla sig med aktuell e-postadress så att möteslänk kan skickas. Ha även beredskap för att medlemmar kan komma till mötet utan föranmälan.
  • Förbered användande av röstningsverktyg, t ex "Forms" i MS Teams, eller Mentimeter.
  • Träna i styrelsen på att genomföra ett digitalt möte.
  • Skicka ut handlingar i god tid innan mötet med tydliga anvisningar om hur man ansluter till det valda systemet samt om vikten av att ha mikrofonen avstängd då man inte talar, att undvika bakgrundsljud och att stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar.
  • Be alla att kolla tekniken i förväg – hjälp den ovane.
  • Utse en person som medlemmarna kan kontakta för tekniska problem i samband med mötet.
  • Utse en person som håller reda på chatt mm som stöd till mötesordförande.
  • Tänk på att ta korta pauser, det är jobbigt att sitta och koncentrera sig vid en skärm en längre tid.
  • Informera tydligt om hur medlemmarna ska gå till väga för att begära ordet, t ex via chatt eller digital handuppräckning.
  • Informera om hur omröstningar kommer att ske.
  • Håll ett lugnt tempo i förhandlingarna; var extra noga med att ställa kontrollfrågor om någon har något att tillägga osv.

Utbildningstillfälle

RF-SISU Blekinge bjuder in till en utbildning där ni får tips och råd om vad din förening eller ditt förbund behöver tänka på inför ert digitala årsmöte. Mer information och anmälan hittar du här: 

Måndag 1 februari kl 18.00-19.30: Att arrangera ett digitalt årsmöte

Leveransadress:
Östgötagatan 98 D
116 64  Stockholm
för företagspaket och transporter till Idrottens Hus